Algemene voorwaarden

1. In aanvulling op de termen die elders in de Overeenkomst zijn gedefinieerd hebben de begrippen die in deze voorwaarden met een hoofdletter zijn aangeduid de volgende betekenis:

Data: alle ritinformatie en andere gegevens, waar onder mede begrepen persoonsgegevens, die de Klant in de Applicatie invoert, die RoadSoft op afstand uitleest of die de Klant op een andere manier aan RoadSoft beschikbaar stelt;

Defect: een substantieel en demonstreerbaar gebrek in de Applicatie waardoor de Applicatie niet functioneert conform de overeengekomen specificaties;

IE-rechten: alle rechten van intellectuele eigendom, waar ook ter wereld, waar onder begrepen – maar niet beperkt tot – auteursrechten, octrooirechten, modelrechten, merkrechten, databankrechten, rechten met betrekking tot bedrijfsgeheimen, domeinnaamrechten, evenals het recht om één van voornoemde rechten te registreren;

Dienst: alle diensten die RoadSoft op grond van de Overeenkomst aan de Klant verleent, waar onder begrepen het ter beschikking stellen van en het verlenen van toegang tot de Applicatie;

Gebruiker: een natuurlijk persoon die namens de Klant gebruik kan maken van de Applicatie.
Koppeling: een door RoadSoft ontwikkelde en aan de Klant ter beschikking gestelde technische koppeling tussen de Applicatie en de programmatuur van een derde;

Rapport: alle rapportages en andere resultaten die de Klant met het gebruik van de Applicatie genereert, of die RoadSoft als onderdeel van een andere Dienst aan de Klant ter beschikking stelt;

SLA: de Service Level Agreement welke als bijlage onderdeel uitmaakt van de Overeenkomst;

Artikel 2. Diensten
1. Als onderdeel van en onder de voorwaarden van de Overeenkomst zal RoadSoft zich naar beste kunnen inspannen om de overeengekomen Diensten in overeenstemming met de Overeenkomst te verlenen.
2. De Klant blijft te allen tijde verantwoordelijk voor het correct en volledig vastleggen, ter beschikking stellen en administreren van haar Data, waar onder expliciet begrepen ritgegevens, rij- en rusttijden en andere tachograafdata.

 
Artikel 3. De Applicatie 1. Onder de voorwaarde dat de Klant voldoet en blijft voldoen aan de voorwaarden van de Overeenkomst, waar onder in het bijzonder de betalingsverplichting van de Klant, verleent RoadSoft aan de Klant en het in de Overeenkomst opgenomen aantal Gebruikers het niet-exclusieve, niet-overdraagbare, en niet-sublicentieerbare recht om voor interne doeleinden gebruik te maken van de Applicatie en de overige materialen (zoals de Rapporten en de Koppelingen) zoals deze door RoadSoft als onderdeel van de Diensten ter beschikking worden gesteld.
2. De Klant is verantwoordelijk voor het gebruik dat haar Gebruikers van de Applicatie maken en de in de Applicatie ingevoerde Data, en staat er voor in dat Gebruikers aan de bepalingen van de Overeenkomst voldoen.
3. De Klant begrijpt en accepteert dat de inhoud van de door RoadSoft gegenereerde Rapporten en de berekening van rij- en rusttijden op basis van de Data van de Klant gebaseerd is op een interpretatie van wet- en regelgeving door RoadSoft. Deze interpretatie kan verschillen van de interpretatie van een ordehandhaver of andere beoordelaar. Klant blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de correcte interpretatie van de Data en RoadSoft is niet verantwoordelijk voor (de inhoud van) de Rapporten die de Klant met de Applicatie genereert.
4. De Applicatie dient enkel als hulpmiddel en de Klant begrijpt en accepteert dat het voldoen aan haar wettelijke verplichtingen – waar onder in het bijzonder het voeren van een complete en correcte administratie – te allen tijde haar eigen verantwoordelijkheid blijft.
5. Indien en voor zover de Klant via de Applicatie gebruik maakt van de programmatuur of andere diensten van derden begrijpt en accepteert de Klant dat RoadSoft niet verantwoordelijk is voor de beschikbaarheid, correcte werking, kwaliteit of inhoud van die programmatuur of diensten.
6. RoadSoft is te allen tijde volledig zelfstandig gerechtigd om i) functionele, technische of procedurele aanpassingen aan de Applicatie aan te brengen, of ii) bepaalde functionaliteit van de Applicatie te beperken of te verwijderen.
7. RoadSoft zal nieuwe versies van de Applicatie van tijd tot tijd beschikbaar maken en zal de Klant daar via de Applicatie over informeren.
8. De Applicatie is een generiek platform dat RoadSoft op dezelfde manier aan verschillende klanten ter beschikking stelt. Enkel indien specifiek overeengekomen zal RoadSoft ten behoeve van de Klant een Koppeling ontwikkelen en ter beschikking stellen, dan wel de Applicatie en/of eventueel daarmee gegenereerde Rapporten voor de Klant configureren of aanpassen.
9. RoadSoft zal technische beveiligingsmaatregelen treffen om de Applicatie tegen onrechtmatig gebruik te beveiligen. De Klant zal deze beveiligingsmaatregelen niet proberen te omzeilen en zal zich naar beste kunnen inspannen dat Gebruikers deze maatregelen niet omzeilen. Indien de Klant vermoedt dat een Gebruiker of een derde onrechtmatig gebruik van de Applicatie maakt of probeert te maken zal zij RoadSoft daar direct over informeren.

Artikel 4. Onderhoud en Ondersteuning 1. RoadSoft zal naar beste kunnen onderhoud en ondersteuning bieden om ongestoord gebruik van de Applicatie mogelijk te maken. De Diensten die RoadSoft in dit verband verleent, en de service levels die van toepassing zijn op het onderhoud en ondersteuning van RoadSoft zijn opgenomen in de SLA.
2. De SLA heeft enkel betrekking op de Applicatie en is niet van toepassing op Koppelingen. RoadSoft zal zich naar beste kunnen inspannen om er voor de zorgen dat overeengekomen Koppelingen naar behoren functioneren. De Klant begrijpt en accepteert dat het correct functioneren van de Applicatie voor een groot deel afhankelijk is van de IT-infrastructuur (hard- en software) van Gebruikers. Het is de verantwoordelijkheid van de Klant om er zorg voor te dragen dat haar Gebruikers over de juiste IT-infrastructuur beschikken om correct gebruik te kunnen maken van de Applicatie.

Artikel 5. Hardware 1. Indien en voor zover Partijen zijn overeengekomen dat RoadSoft zaken (hardware) aan de Klant levert geldt dat alle zaken die RoadSoft conform de Overeenkomst aan de Klant levert eigendom van RoadSoft blijven totdat de Klant alle voor de hardware verschuldigde bedragen heeft voldaan. 

2. RoadSoft staat er niet voor in dat de aan een Klant geleverde hardware bij aflevering geschikt zijn voor het feitelijke en/of door de Klant beoogde gebruik, tenzij in de Overeenkomst de gebruiksdoeleinden duidelijk en zonder voorbehoud zijn gespecificeerd.
3. Tenzij anders overeengekomen levert RoadSoft de hardware zonder montage- en installatiematerialen, of installatiediensten,
4. De door RoadSoft aan de Klant verkochte hardware worden af magazijn geleverd. Slechts indien dit schriftelijk is overeengekomen, zal RoadSoft de aan de Klant verkochte zaken afleveren of laten afleveren op een door Klant aan te wijzen plaats. In dat geval zal RoadSoft, zo mogelijk tijdig vóór de aflevering, in kennis stellen van het tijdstip waarop hij of de ingeschakelde vervoerder voornemens is de apparatuur en/of zaken af te leveren.
5. In de koopprijs van de hardware zijn niet begrepen de kosten van vervoer, verzekering e.d. Deze kosten worden in voorkomend geval aan de Klant apart in rekening gebracht.
6. RoadSoft zal zich er naar beste vermogen voor inspannen materiaal- en fabricagefouten in de verkochte hardware binnen redelijke termijn kosteloos te herstellen indien deze fouten binnen een periode van één jaar na aflevering gedetailleerd omschreven bij RoadSoft zijn gemeld. Indien herstel naar het redelijk oordeel van RoadSoft niet mogelijk is, herstel te lang gaat duren of als aan herstel onevenredig hoge kosten zijn verbonden, is RoadSoft gerechtigd de apparatuur en/of de zaken kosteloos te vervangen door andere, soortgelijke, maar niet noodzakelijkerwijs identieke apparatuur en/of zaken. Dataconversie die noodzakelijk is als gevolg van herstel of vervanging, valt buiten de garantie. Alle vervangen onderdelen worden eigendom van RoadSoft. De garantieverplichting vervalt indien fouten in de hardware geheel of gedeeltelijk het gevolg zijn van onjuist, onzorgvuldig of ondeskundig gebruik, van buiten komende oorzaken zoals brand- of waterschade, of indien Klant zonder toestemming van RoadSoft wijzigingen in de apparatuur of in de onderdelen die door RoadSoft in het kader van garantie zijn geleverd, aanbrengt of laat aanbrengen.
7. Ieder ander of verdergaand beroep van Klant op non-conformiteit van de geleverde hardware dan beschreven in het voorgaande artikellid is uitgesloten.
8. Kosten van werkzaamheden en herstel buiten het kader van de in dit artikel beschreven garantie of garantieperiode zullen door RoadSoft in rekening worden gebracht conform haar gebruikelijke tarieven.

Artikel 6. Vergoeding en betaling 1. De Overeenkomst bevat de vergoedingen die Klant voor de Diensten verschuldigd is. Genoemde bedragen zijn exclusief BTW, tenzij anders overeengekomen.
2. Tenzij in de Overeenkomst anders overeengekomen geldt voor facturen van RoadSoft een betalingstermijn van 14 dagen.
3. Indien de Klant het oneens is met de inhoud van een factuur dient zij een gemotiveerde klacht binnen 14 dagen na factuurdatum bij RoadSoft kenbaar te maken.
4. Aan het einde van iedere contractstermijn is RoadSoft gerechtigd om overeengekomen tarieven aan te passen met inachtneming van een termijn van 14 dagen en zal de Klant hiervan schriftelijk op de hoogte stellen. Indien de Klant het met een tariefswijziging oneens is, kan zij de Overeenkomst beëindigen met inachtneming van de overeengekomen voorwaarden.
5. Indien RoadSoft op verzoek van de Klant Diensten levert die niet in de Overeenkomst zijn genoemd is RoadSoft gerechtigd om haar reguliere uurtarief van EUR 90,= voor die Diensten in rekening te brengen.
6. Indien Klant een factuur niet (volledig) binnen de toepasselijke betalingstermijn heeft voldaan is RoadSoft gerechtigd om haar Diensten deels of volledig op te schorten, tot het moment dat Klant volledig aan haar betalingsverplichting heeft voldaan.
7. Het recht van Klant om aan RoadSoft verschuldigde vergoedingen te verrekenen met eigen vorderingen is uitgesloten.

Artikel 7. IE-rechten 1. De IE-rechten die rusten op de materialen die RoadSoft aan de Klant ter beschikking stelt, zoals – maar niet beperkt tot – de Applicatie, de Rapporten en Koppelingen behoren toe aan RoadSoft. De Overeenkomst strekt niet tot een overdracht van IE-rechten door één van Partijen.
2. De IE-rechten die rusten op de Data komen toe aan de Klant. Enkel indien en voor zover nodig voor het verlenen van de Diensten verleent de Klant aan RoadSoft een gebruiksrecht om gebruik te maken van de Data.
3. Indien en voor zover RoadSoft als onderdeel van de Diensten materialen van derden (zoals Koppelingen of andere programmatuur) aan de Klant ter beschikking stelt, kunnen additionele voorwaarden van deze derden op het gebruik van deze materialen van toepassing zijn. In dat geval zal RoadSoft de Klant informeren over de toepasselijkheid van deze voorwaarden en staat de Klant er voor in dat deze worden nageleefd.
4. De Klant zal de Applicatie niet decompileren, reverse-engineeren of aanpassen, noch een derde inschakelen om dergelijke handelingen te verrichten, tenzij en voor zover dat door de wet is toegestaan om interoperabiliteit tussen de Applicatie en een ander systeem tot stand te brengen of voor zover nodig voor het beoogde gebruik van de Applicatie.
5. Het is RoadSoft toegestaan om i) geaggregeerde gegevens over het gebruik van de Applicatie door de Klant en haar Gebruikers te verzamelen en voor interne gebruiksdoeleinden te gebruiken, en ii) de naam en geregistreerde (beeld)merken van de Klant te gebruiken voor marketingdoeleinden.

Artikel 8. Duur en beëindiging 1. Tenzij anders overeengekomen wordt de Overeenkomst aangegaan voor een termijn van drie jaar, welke termijn ingaat op de datum van ondertekening. De initiële termijn van de Overeenkomst wordt steeds automatisch verlengd met aansluitende termijnen gelijk aan de initiële termijn, tenzij een Partij de Overeenkomst schriftelijk tegen het einde van de geldende termijn opzegt met inachtneming een opzegtermijn van ten minste drie maanden. 

2. Iedere Partij is gerechtigd de Overeenkomst te ontbinden indien: a. de andere Partij toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van een materiële verplichting en deze tekortkoming niet hersteld kan worden; b. de andere Partij toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van een materiële verplichting (waar onder begrepen een betalingsverplichting), en de tekortschietende Partij heeft nagelaten om deze tekortkoming te herstellen binnen een door de andere Partij in een ingebrekestelling gestelde, redelijke termijn; of c. ten aanzien van de andere Partij faillissement is aangevraagd dan wel die Partij in staat van faillissement wordt verklaard, door de andere Partij (voorlopige) surseance van betaling is aangevraagd dan wel aan die Partij wordt verleend, of de andere Partij wordt ontbonden.

Artikel 9. Gevolgen van beëindiging 1. Na beëindiging van de Overeenkomst – om welke reden dan ook: a. zal het gebruiksrecht van de Klant (met inachtneming van lid b. van dit artikel) direct vervallen; b. zal RoadSoft de bestanden die de Klant nodig heeft om aan haar wettelijke administratieverplichtingen te voldoen (.ddd bestanden) gedurende een periode van 90 dagen bewaren. Op verzoek van Klant zal RoadSoft deze bestanden toesturen. Na het verloop van deze periode is RoadSoft gerechtigd om de bestanden te verwijderen. 

2. Na ontbinding van de Overeenkomst is RoadSoft gerechtigd om correct geleverde Diensten te factureren en zijn facturen van RoadSoft direct opeisbaar. Na ontbinding van de Overeenkomst zullen geen ongedaanmakingsverbintenissen ex artikel 6:271 e.v. BW ontstaan.
3. Artikelen van deze Bijlage die zijn bedoeld om beëindiging van de Overeenkomst te overleven zullen ook na beëindiging voortduren. Dit zijn in ieder geval de volgende artikelen: Artikel 1, Artikel 7, Artikel 8, Artikel 9, Artikel 10, Artikel 12, en Artikel 13.

Artikel 10. Garanties en vrijwaringen 1. Klant garandeert dat RoadSoft gerechtigd om de Data te verwerken om haar Diensten te verlenen en mag vertrouwen op de juistheid van de Data. Klant vrijwaart RoadSoft van vorderingen van derde partijen en alle kosten en schade van RoadSoft in dat verband, die betrekking hebben op het gebruik van de Data door RoadSoft.
2. RoadSoft vrijwaart Klant van door een rechter finaal toegewezen schadevergoeding en uit een vaststellingsovereenkomst voortvloeiende betalingsverplichting die volgen uit een vordering van een derde gebaseerd op de stelling dat het gebruik van de Applicatie door de Klant inbreuk maakt op een IE-recht van die derde, tenzij de Klant de Applicatie niet in overeenstemming met de Overeenkomst of geldende wet- of regelgeving gebruikt.

Artikel 11. Verwerking van persoonsgegevens 1. In de uitvoering van de Overeenkomst zal RoadSoft namens Klant persoonsgegevens verwerken met inachtneming van de bepalingen van de tussen Partijen overeengekomen verwerkersovereenkomst (Bijlage 3). Artikel 12. Beperking van aansprakelijkheid 1. De totale aansprakelijkheid van een Partij – gebaseerd op welke grond dan ook – zal niet hoger zijn dan het bedrag dat Klant in het jaar voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan RoadSoft heeft voldaan, met een maximum van EUR 25,000.= 2. Partijen zijn over en weer enkel aansprakelijk voor directe schade, waar onder enkel wordt verstaan: a. Zaak- en personenschade; b. redelijke kosten ter voorkoming of beperking van schade die als gevolg van de gebeurtenis waarop de aansprakelijkheid berust, mocht worden verwacht; c. redelijke kosten ter vaststelling van schade en aansprakelijkheid; d. redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte. 3. Partijen zijn over en weer niet aansprakelijk voor schade die bestaat uit gederfde winst of omzet, gemiste besparingen of verminderde goodwill, reputatieschade, schade in verband met beschadiging of verlies van gegevens (waar onder Data), of andere schade die niet als directe schade onder artikel 11.2 kwalificeert. 4. Geen beperking van aansprakelijkheid geldt voor schade die is ontstaan door toedoen van opzet, grove schuld of bewuste roekeloosheid van een Partij. 5. Het recht om vergoeding van geleden schade te vorderen komt te vervallen indien de Partij die de schade heeft geleden nalaat om deze binnen drie maanden na het ontstaan van de schade te melden.

Artikel 13. Slotbepalingen 1. Het is RoadSoft toegestaan om (onderdelen van) de Diensten aan derden uit te besteden, in welk geval RoadSoft verantwoordelijk blijft voor de nakoming van de Overeenkomst. 

2. Het is Partijen niet toegestaan om de Overeenkomst, of (een deel van) de daaruit voortvloeiende rechten en verplichtingen zonder voorafgaande toestemming van de andere Partij over te dragen. Niettegenstaande het voorgaande is RoadSoft gerechtigd om zonder toestemming van de Klant i) de Overeenkomst over te dragen aan een entiteit binnen dezelfde groep waarvan RoadSoft onderdeel uitmaakt, en ii) het recht om betaling en daarover verschuldigde rente en eventuele (incassokosten) te ontvangen aan een derde Partij over te dragen.
3. Indien een bepaling van de Overeenkomst nietig of niet handhaafbaar wordt geacht zal deze worden vervangen door een bepaling die wel handhaafbaar is en die de strekking van de nietige of niet-handhaafbare bepaling zo veel mogelijk benadert.
4. De Overeenkomst wordt beheerst door Nederlands recht. Geschillen die voortvloeien uit deze Overeenkomst zullen exclusief worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Amsterdam.